¿Por qué la gerencia debe capacitarse?

INTECO, Alvaro Torres

Las personas que participan de una organización esperan que la gerencia sea capaz de convencer a sus equipos sobre la orientación correcta, y que las personas involucradas trabajen en esa dirección, además demuestren optimismo hacia el triunfo, creyendo en el éxito como algo factible y sabiendo que aunque la realidad es dura se puede manejar, todo esto para obtener resultados que son los que dan credibilidad a las personas y por su puesto a la gerencia misma, a sus conocimientos, a la planeación estratégica que haya diseñado, a su liderazgo con el equipo y a la buena actitud con la que hay que enfrentar los retos personales y profesionales.

La gerencia espera que su planificación sea ejecutada como una impecable rutina de gimnasia, con la menor cantidad de errores y obteniendo los mejores resultados posibles.  Mantiene la expectativa de ejecutar las acciones que eviten la materialización de los riesgos y el máximo aprovechamiento de las oportunidades. 

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La persona que ejecuta la posición gerencial o de alta dirección debe tener el conocimiento y la habilidad para responder a las expectativas de las partes interesadas; personal de la empresa, colegas, accionistas, juntas directivas, comunidad, entre otras. 

La gerencia procura que las personas que le dan apoyo entiendan los objetivos, se esfuercen por su cumplimiento, sean positivas, propositivas y mantengan un nivel de desempeño óptimo, cumpliendo su palabra, velando por los intereses de la organización y gestionando los requisitos de los clientes tal cual un amor incondicional.

A partir de la misión de la organización y de la función, de los objetivos generales del área y de los recursos disponibles, la dirección establece cómo pretende alcanzar esos objetivos, y asigna recursos y responsabilidades. Nadie puede hacer su trabajo adecuadamente si no tiene en claro cuál es ese trabajo. El encargado de clarificar cual es el trabajo de una persona es su jefatura, y esta responsabilidad es indelegable. Cuando la jefatura no explica adecuadamente el marco de las tareas o no las asigna del modo adecuado, el subordinado suele terminar haciendo lo que mejor puede o quiere. Y la eficacia de la organización se resiente significativamente.

Con la evolución de la tecnología y la comunicación, las formas de hacer negocios han cambiado y lo seguirán haciendo. Lo que no cambiará nunca es la forma de hacer las cosas, siendo que la eficiencia y la eficacia son dos garantías del éxito de las organizaciones.  La gerencia tiene en los sistemas de gestión una alternativa para administrar el cumplimiento de requisitos, sin importar si la materia es calidad, ambiente, seguridad, responsabilidad social, inocuidad o cualquier otra.

La revisión por la dirección es más que una aburrida 

reunión para cumplir un requisito de norma. Es una 

oportunidad sincera para determinar si los esfuerzos 

están articulados y alineados a la estrategia de la 

organización. 

 

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La gerencia debe saber que necesita y como lo necesita para lograr sus metas, y las personas que administran un sistema de gestión deben apoyarle con información útil para su revisión. 

La gerencia debe: 

  • Demostrar liderazgo y compromiso tomando un rol activo al comprometer, fomentar y asegurar, comunicar y hacer el seguimiento del desempeño y la eficacia del sistema de gestión. 

  • Asignar los roles pertinentes en relación con el sistema de gestión, a fin de asegurar la eficacia y el logro de los resultados previstos. 

  • Establecer responsabilidades y autoridades específicas para los roles, y asegurarse de que las personas de la organización entienden y son conscientes de sus asignaciones mediante actividades eficaces de comunicación, sin ambigüedades.

  • Revisar si lo implementado funciona como un sistema, donde la respuesta para un requisito alimenta la gestión de otro, más que hacerlo por solamente cumplir sin sentido.

  • Revisar si el sistema de gestión:

    • es apto para su propósito (conveniente)

    • es suficiente (adecuado)

    • ha logrado los resultados previstos (eficaz)

Para lograr el éxito se requiere preparación, y nadie más que la gerencia lo sabe.  Para llegar a ocupar la responsabilidad de guiar y desarrollar una organización se tiene que cumplir con capacidades especiales y conocimiento actualizado.  Para revisar un sistema de gestión también se requiere de conocimiento, razonamiento y una orientación hacia el objetivo del proceso de revisión.  INTECO ha venido abordado este tema desde el análisis de los requisitos de la norma, su aporte y presencia en la discusión de las propuestas ante los foros de normalización internacional de la ISO (Organización Internacional de Normalización), las evaluaciones de conformidad y las capacitaciones impartidas, y más recientemente con un curso que permite orientar sobre la ejecución exitosa de la llamada “revisión por la dirección”.